Zásady spracúvania osobných údajov – dobrovoľnícky portál SKCH – www……sk
1. Úvodné ustanovenia
2. Definícia pojmov
3. Zásady spracovania a bezpečnosť Osobných údajov
4. Spracovanie osobných údajov pri poskytovaní služieb na Internetovej stránke
5. Práva dotknutých osôb
1. Úvodné ustanovenia
Slovenská katolícka charita, Kapitulská 18, 814 15 Bratislava, IČO: 00 179 132 (ďalej len „SKCH“) ako účelové zariadenie Katolíckej cirkvi na Slovensku, zriadené Konferenciou biskupov Slovenska (ďalej len „KBS“) podľa zákona 308/1991 Zb. o slobode náboženskej viery a postavení cirkví a náboženských spoločností a kánonu 312 a kánonu 116 Kódexu kanonického práva, je samostatnou právnickou osobou. Záväzným dokumentom pre spracúvanie osobných údajov v SKCH je Zabezpečenie ochrany osobných údajov Rímskokatolíckou cirkvou v Slovenskej republike.
SKCH spracúva osobné údaje dotknutých osôb výlučne v súlade so zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES o ochrane osobných údajov. SKCH je prevádzkovateľom osobných údajov.
SKCH vydáva tento dokument, ktorý v sebe zahŕňa základné zásady spracúvania osobných údajov pri poskytovaní služieb prostredníctvom dobrovoľníckeho portálu www…….sk (ďalej len „dobrovoľnícky portál“). Všetky práva výslovne neupravené v tomto dokumente platnými právnymi predpismi Slovenskej republiky.
Tento dokument je v súlade s platnými ustanoveniami:
2. Definícia pojmov
Osobný údaj/osobné údaje sú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej len „dotknutá osoba“); identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby;
Dotknutá osoba je osoba ktorej sa osobný údaj týka.
Prevádzkovateľ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, alebo iný subjekt, ktorý sám alebo spoločne s inými určí účely a prostriedky spracúvania osobných údajov; v prípade, že sa účely a prostriedky tohto spracúvania stanovujú v práve Únie alebo v práve členského štátu, možno prevádzkovateľa alebo konkrétne kritériá na jeho určenie určiť v práve Únie alebo v práve členského štátu;
Sprostredkovateľ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa;
Dobrovoľník je fyzickou osobou, ktorá využíva alebo plánuje využívať služby poskytované cez dobrovoľnícky portál a má záujem stať sa dobrovoľníkom pre SKCH, arci/diecézne a farské charity a ich spolupracujúce organizácie.
Záujemcom o dobrovoľníka sú SKCH, arci/diecézne a farské charity a ich spolupracujúce organizácie, ktoré využívajú služby poskytované na dobrovoľníckom portáli za účelom nájsť vhodného dobrovoľníka, pričom sú na dobrovoľníckom portáli zaregistrované.
Profil dobrovoľníka je zhrnutie osobných údajov o Dobrovoľníkovi.
Databáza dobrovoľníkov je databázou obsahujúcou Profily dobrovoľníkov vytvorené a/alebo zverejnené Dobrovoľníkmi.
Služby predstavujú všetky nástroje poskytnuté dobrovoľníkom a záujemcom o dobrovoľníka, ktoré SKCH zabezpečuje prostredníctvom dobrovoľníckeho portálu. Medzi Služby poskytované Dobrovoľníkom z hľadiska spracovania osobných údajov patrí: možnosť prostredníctvom dobrovoľníckeho portálu reagovať na zverejnenú ponuku dobrovoľníctva, vytvoriť/uložiť si a sprístupniť/poskytnúť Profil dobrovoľníka na dobrovoľníckom portály. Medzi Služby poskytované Záujemcom o dobrovoľníka z hľadiska spracovania osobných údajov patrí: zverejniť ponuku dobrovoľníctva, získať prístup do databázy profilov dobrovoľníkov.
Spracúvaním osobných údajov je vykonávanie operácií alebo súboru operácií s osobnými údajmi, najmä ich získavanie, zhromažďovanie, šírenie, zaznamenávanie, usporadúvanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, preskupovanie, kombinovanie, premiestňovanie, využívanie, uchovávanie, blokovanie, likvidácia, poskytovanie, sprístupňovanie/poskytnutie alebo zverejňovanie.
Poskytovaním osobných údajov je odovzdávanie osobných údajov tretej strane, ktorá ich ďalej spracúva.
Sprístupňovaním osobných údajov je oznámenie osobných údajov alebo umožnenie prístupu k nim príjemcovi, ktorý ich ďalej nespracúva.
Súhlasom dotknutej osoby je slobodne daný výslovný a zrozumiteľný prejav vôle, ktorým dotknutá osoba na základe poskytnutých informácií vyjadruje súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov. Súhlas sa preukazuje najmä zvukovým záznamom alebo obrazovým záznamom alebo zvukovo-obrazovým záznamom alebo čestným vyhlásením toho, kto poskytol osobné údaje do informačného systému, alebo iným hodnoverným spôsobom. Písomný Súhlas sa preukazuje dokladom, ktorý potvrdzuje poskytnutie Súhlasu. Dôkaz o Súhlase obsahuje najmä údaj o tom, kto Súhlas poskytol, komu sa tento Súhlas dáva, na aký účel, zoznam alebo rozsah osobných údajov a čas platnosti Súhlasu.
Anonymizovanie osobného údaja je úkon, ktorým je osobný údaj upravený do takej podoby, v ktorej ho nemožno priradiť dotknutej osobe, ktorej sa týka.
3. Zásady spracovania a bezpečnosť Osobných údajov
Osobné údaje musia byť:
Prevádzkovateľ je zodpovedný za súlad s vyššie uvedenými zásadami a musí vedieť tento súlad preukázať („zodpovednosť“).
Spracúvanie osobných údajov je zákonné iba vtedy a iba v tom rozsahu, keď je splnená aspoň jedna z týchto podmienok:
Prevádzkovateľ je ďalej povinný najmä:
4. Spracovanie osobných údajov pri poskytovaní služieb na dobrovoľníckom portály
Osobné údaje v Profiloch dobrovoľníkov a Databáze dobrovoľníkov
Medzi Služby poskytované Dobrovoľníkom patrí možnosť prostredníctvom on-line formulára vyplneného na dobrovoľníckom portály SKCH (ďalej len „prevádzkovateľ“) vytvoriť si Profil dobrovoľníka a sprístupniť/poskytnúť ho v Databáze dobrovoľníkov Záujemcom o dobrovoľníka. Databáza dobrovoľníkov je databázou SKCH ako prevádzkovateľa. Kontaktným miestom pre dotknuté osoby bude prevádzkovateľ, dotknutá osoba môže uplatniť svoje práva podľa GDPR Nariadenia u prevádzkovateľa a voči nemu, povinnosti poskytovať informácie uvedené v článkoch 13 a 14 GDPR Nariadenia a povinnosti a úlohy súvisiace s vykonávaním práv dotknutých osôb bude plniť prevádzkovateľ.
Profily dobrovoľníkov uložené v Databáze dobrovoľníkov obsahujú údaje, ktoré sa podľa Nariadenia a Zákona považujú za Osobné údaje. Preto tieto Osobné údaje môžu byť spracované iba so súhlasom Dotknutej osoby. Dotknutá osoba pred uložením Profilu dobrovoľníka vyhlasuje, že všetky ňou uvedené Osobné údaje sú pravdivé, a následne dáva svoj súhlas SKCH na spracovanie svojich Osobných údajov.
Účelom spracovania Osobných údajov je poskytnutie pomoci Dotknutej osobe ako Dobrovoľníkovi nájsť si vhodnú dobrovoľnícku ponuku. SKCH na základe súhlasu Dotknutej osoby a za účelom uvedeného v predchádzajúcej vete je oprávnená Osobné údaje uvedené v Profile dobrovoľníka Dotknutej osoby sprístupniť/poskytnúť Záujemcom o dobrovoľníka.
Osobné údaje uvedené v Profile dobrovoľníka Dotknutej osoby sa sprístupňujú/poskytujú Záujemcom o dobrovoľníka v rámci počítačovej siete internet prostredníctvom dobrovoľníckeho portálu, a to v trvaní ….. mesiacov odo dňa udelenia súhlasu na spracovanie osobných údajov. Po ukončení vyššie uvedenej doby budú Osobné údaje uvedené v Profile dobrovoľníka neprístupné a uchované v Databáze dobrovoľníkov pre prípad ich opätovného sprístupnenia/poskytnutia Dotknutou osobou.
Po uplynutí 3 ročného obdobia odo dňa posledného prihlásenia Dobrovoľníka do svojej registrácie vytvorenej na Dobrovoľníckom portály budú údaje v Databáze dobrovoľníkov definitívne anonymizované a ďalej využívané výlučne pre štatistické účely. Sprístupnenie/Poskytnutie Profilu dobrovoľníka je na základe rozhodnutia Dotknutej osoby možné kedykoľvek ukončiť a obnoviť. Na základe písomnej žiadosti Dotknutej osoby je SKCH povinná Osobné údaje definitívne vymazať.
Profily dobrovoľníkov uložené v Databáze dobrovoľníkov zahŕňajú minimálne: meno a priezvisko, kontaktný e-mail, dátum narodenia, určenie lokality, v ktorej je schopný uskutočňovať dobrovoľnícku činnosť. Uvedenie ďalších údajov v Profile dobrovoľníka je na výlučnom rozhodnutí dotknutého Dobrovoľníka; SKCH uvedenie ďalších údajov nepožaduje. SKCH v žiadnom prípade nepožaduje od Dobrovoľníka uvedenie údajov spadajúcich do osobitnej kategórie osobných údajov definovanej v čl. 9 Nariadenia alebo § 16 Zákona.
Osobné údaje v reakcii na ponuku dobrovoľníctva zverejnenú na dobrovoľníckom portály
Medzi Služby poskytované Dobrovoľníkom patrí aj možnosť reagovať na ponuku dobrovoľníctva zverejnenú na dobrovoľníckom portály. Ponuky dobrovoľníctva zverejňujú Záujemcovia o dobrovoľníka. Dobrovoľník je oprávnený reagovať na ponuku dobrovoľníctva zverejnenú na dobrovoľníckom portály.
Osobné údaje obsiahnuté v reakcii na ponuku dobrovoľníctva môžu byť spracované iba so súhlasom Dotknutej osoby. Dotknutá osoba pred odoslaním svojej reakcie na ponuku dobrovoľníctva vyhlasuje, že všetky ňou uvedené údaje sú pravdivé, a následne dáva svoj súhlas na spracovanie svojich Osobných údajov SKCH a Záujemcovi o dobrovoľníka, ktorý predmetnú ponuku zverejnil.
Účelom spracovania Osobných údajov je poskytnutie pomoci Dotknutej osobe ako Dobrovoľníkovi nájsť si vhodnú dobrovoľnícku ponuku. SKCH archivuje odpovede odoslané Dobrovoľníkmi na ponuky dobrovoľníctva zverejnené na dobrovoľníckom portály. Súhlas je daný na dobu určitú po dobu 3 rokov. Po období 3 rokov budú Osobné údaje anonymizované a ďalej využívané výlučne pre štatistické účely. V rámci uvedeného obdobia Dobrovoľník má možnosť prostredníctvom svojej registrácie vytvorenej na dobrovoľníckom portály pracovať (prezerať, opäť využívať, znova poslať, atď.) s reakciami, ktoré poslal Záujemcom o dobrovoľníka.
Reakcie na dobrovoľníckom portály zverejnenú ponuku dobrovoľníctva zahŕňajú minimálne: kontaktný e-mail, dátum narodenia, určenie lokality, v ktorej je schopný uskutočňovať dobrovoľnícku činnosť. Uvedenie ďalších údajov v reakcii na ponuku dobrovoľníctva je na výlučnom rozhodnutí dotknutého Dobrovoľníka; SKCH uvedenie ďalších údajov nepožaduje. SKCH v žiadnom prípade nepožaduje od Dobrovoľníka uvedenie údajov spadajúcich do osobitnej kategórie osobných údajov definovanej v čl. 9 Nariadenia alebo § 16 Zákona.
Dotknutá osoba prostredníctvom dobrovoľníckeho portálu pošle Záujemcovi o dobrovoľníka svoj Profil dobrovoľníka spolu s prílohami a prostredníctvom dobrovoľníckeho portálu môže Záujemcovi o dobrovoľníka udeliť súhlas na spracúvanie osobných údajov za účelom zaradenia do ďalšieho výberového procesu dobrovoľníkov. Poskytnutie súhlasu na spracúvanie osobných údajov Záujemcovi o dobrovoľníka je na výlučnom a dobrovoľnom rozhodnutí Dobrovoľníka. SKCH umožňuje Dobrovoľníkom, aby Záujemcom o dobrovoľníka poskytli súhlas na spracúvanie osobných údajov v nasledujúcom znení: „V zmysle Zákona č.18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES o ochrane osobných údajov dobrovoľne súhlasím so správou, spracovaním a uchovaním mojich osobných údajov prevádzkovateľom (názov Záujemcu o dobrovoľníka) uvedených v Profile dobrovoľníka a iných prílohách súvisiacich s hľadaním dobrovoľníckej činnosti, ktoré som poskytol/poskytla vyššie uvedenému Záujemcovi o dobrovoľníka prostredníctvom dobrovoľníckeho portálu www…..sk v rámci počítačovej siete internet, za účelom uloženia do databázy dobrovoľníkov. Pri spracúvaní osobných údajov v žiadnom prípade nebude dochádzať k cezhraničnému prenosu do tretích krajín. Súhlas je možné kedykoľvek odvolať, inak súhlas zanikne po uplynutí 3 rokov odo dňa jeho udelenia a údaje budú anonymizované a ďalej využívané výlučne pre štatistické účely.“
Bez poskytnutia výslovného súhlasu Dobrovoľníka je Záujemca o dobrovoľníka oprávnený spracúvať osobné údaje dotknutej osoby iba v súlade s Nariadením a Zákonom na základe iného vhodného právneho základu (spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy ) a za účelom nájsť vhodného dobrovoľníka. SKCH prostredníctvom svojej internetovej stránky umožňuje Záujemcom o dobrovoľníka prístup k osobným údajom v trvaní 14 dní po skončení zverejnenia ponuky dobrovoľníctva.
Pri poskytovaní služieb SKCH aj Záujemca o dobrovoľníka majú postavenie Prevádzkovateľa, konajú voči dotknutej osobe samostatne a vo vlastnom mene. Týmto nie je dotknuté právo Dobrovoľníka ako dotknutej osoby uplatniť svoje práva podľa Nariadenia alebo Zákona u každého prevádzkovateľa a voči každému prevádzkovateľovi.
Účelom spracúvania osobných údajov pre Záujemcov o dobrovoľníka je „Nájsť vhodného dobrovoľníka“. Záujemca o dobrovoľníka osobné údaje získané prostredníctvom dobrovoľníckeho portálu nie je oprávnený využívať pre iný účel.
SKCH prostredníctvom dobrovoľníckeho portálu poskytne informácie podľa čl. 13 Nariadenia a § 19 Zákona dotknutým osobám. Pričom právnym základom spracúvania osobných údajov pre SKCH je súhlas dotknutej osoby.
Záujemca o dobrovoľníka po získaní osobných údajov je povinní podľa čl. 14 Nariadenia a § 20 Zákona plniť svoju oznamovaciu povinnosť voči dotknutej osobe.
Cookies
Cookies – sú malé súbory , ktoré sa sťahujú do zariadenia (počítač, tablet, mobilný telefón atď.) počas používania dobrovoľníckeho portálu. Prevádzkovateľ pomocou cookies skúma účinnosť dobrovoľníckeho portálu. Cookies vo všeobecnosti nemajú žiadne informácie slúžiace na identifikáciu jednotlivých osôb, ale namiesto toho sa používajú na identifikáciu prehliadača na konkrétnom zariadení. Cookies môžu byť dočasné alebo trvalé, ktoré zostanú v zariadení aj po zatvorení prehliadača po dobu uvedenú v cookie.
Tieto trvalé cookies môžu byť kontrolované pri každej návšteve dobrovoľníckeho portálu. Informácie, ktoré zhromažďujeme prostredníctvom dobrovoľníckeho portálu, zahŕňajú: typ prehliadača, internetovú adresu, z ktorej sa pripojil na Internetovú stránku, operačný systém zariadenia, IP adresa zariadenia.
Osobné údaje zamestnancov Záujemcov o dobrovoľníka
Pri používaní Služieb Záujemcovia o dobrovoľníka majú možnosť uviesť a zverejniť kontaktné údaje svojich zamestnancov v rozsahu: meno, priezvisko, e-mailová adresa, telefónne číslo. V zmysle Nariadenia a Zákona sa jedná o údaje, ktoré prevádzkovateľ, ktorý je zamestnávateľom dotknutej osoby, je oprávnený poskytovať alebo, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby.
Poskytovanie osobných údajov alebo zverejnenie osobných údajov nesmie narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby. Tieto údaje budú spracúvané najdlhšie 10 rokov od doručenie poslednej objednávky Klienta, po tomto období údaje budú definitívne vymazané.
5. Práva dotknutých osôb
Prevádzkovateľ prijme vhodné opatrenia s cieľom poskytnúť dotknutej osobe všetky informácie uvedené v článkoch 13 a 14 Nariadenia a všetky oznámenia podľa článkov 15 až 22 a článku 34 Nariadenia, ktoré sa týkajú spracúvania, a to v stručnej, transparentnej, zrozumiteľnej a ľahko dostupnej forme, formulované jasne a jednoducho, a to najmä v prípade informácií určených osobitne dieťaťu. Informácie sa poskytujú písomne alebo inými prostriedkami, vrátane v prípade potreby elektronickými prostriedkami. Ak o to požiadala dotknutá osoba, informácie sa môžu poskytnúť ústne za predpokladu, že sa preukázala totožnosť dotknutej osoby iným spôsobom.
Dotknutá osoba má právo získať od prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa jej týkajú, a ak tomu tak je, má právo získať prístup k týmto osobným údajom a tieto informácie:
Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil nesprávne osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. So zreteľom na účely spracúvania má dotknutá osoba právo na doplnenie neúplných osobných údajov, a to aj prostredníctvom poskytnutia doplnkového vyhlásenia.
Dotknutá osoba je oprávnená požiadať SKCH o výmaz svojich osobných údajov. Všetky súhlasy na spracúvanie osobných údajov poskytnuté SKCH sú odvolateľné. Vašu žiadosť pošlite na e-mailovú adresu: pravnik@charita.sk.
Dozorným orgánom je Úrad na ochranu osobných údajov SR. Dotknutá osoba je oprávnená podať sťažnosť na dozorný orgán. V prípade otázok prosím kontaktovať zodpovednú osobu za spracúvanie osobných údajov: JUDr. Zuzanu Bošnákovú, právničku SKCH, e-mail: pravnik@charita.sk.